Einen Sprechtag veröffentlichen

Diese Seite beschreibt den aktuellen Stand der Anwendung.

Wer	Organisator
Wann	Vorbereiten — der Entwurf ist fertig, die Buchung soll beginnen
Voraussetzung	Der Sprechtag ist ein Entwurf (Status Entwurf)
Dauer	unter einer Minute

Einen fertigen Entwurf für die Eltern freigeben. Die Termine entstehen, und über den Zugangs-Link lässt sich ab jetzt buchen.

Schritte

Öffnen Sie Elternsprechtage verwalten. Mit dem Filter Entwürfe sehen Sie nur die Entwürfe.
Öffnen Sie in der Zeile des Sprechtags das Menü ⋮ und wählen Sie Aktiv setzen.
Der Status wechselt auf Aktiv. Erscheint unten eine Meldung, lesen Sie sie — siehe Wenn … unten.
Geben Sie den Zugangs-Link an die Eltern weiter: Den Zugangs-Link an die Eltern weitergeben.

Beim Anlegen geht es auch in einem Zug: Der Knopf Sprechtag anlegen im Formular legt an und veröffentlicht sofort.

Was danach passiert

Die Termine entstehen: je Lehrkraft, die in einer der gewählten Klassen unterrichtet, ein Termin pro Slot im Zeitfenster.
Der Zugangs-Link führt jetzt zur Buchungsseite. Dort wählen die Eltern Klasse, Lehrkraft und einen freien Termin. Bis zum Anmeldeschluss können sie selbst buchen.
Die Familien bekommen keine E-Mail. Die Anwendung kennt vor der ersten Buchung keine Adresse; den Link verteilen Sie selbst.
Lehrkräfte bekommen keine Nachricht von der Anwendung.
In der Liste kommen für den Sprechtag die Einträge Auswerten und Link kopieren dazu.
Datum, Zeiten, Slot-Länge und Klassen liegen ab jetzt fest. Titel, Ort, Beschreibung, Schulkontakt, Erinnerung und Anmeldefrist bleiben änderbar.

Regeln

Nur ein Entwurf lässt sich veröffentlichen. Ein abgesagter oder abgeschlossener Sprechtag bleibt, wie er ist; für einen neuen Termin duplizieren Sie ihn.
Mit dem Veröffentlichen liegt die Zeitstruktur fest. Die Termine sind aus Datum, Zeiten, Slot-Länge und Klassen entstanden; eine spätere Änderung würfe gebuchte Termine durcheinander.

Wenn …

… die Meldung kommt, dass keine Termine erzeugt wurden

Der Sprechtag ist veröffentlicht, aber es wurden keine Termine erzeugt — entweder hat keine der gewählten Klassen einen Lehrauftrag, oder das Zeitfenster ist kürzer als eine Slot-Dauer. Die Eltern finden über den Link nichts zum Buchen. Nehmen Sie das Veröffentlichen zurück, korrigieren Sie Klassen oder Zeiten und veröffentlichen Sie erneut: Ein Veröffentlichen zurücknehmen. Fehlt einer Klasse die Lehrkraft, muss die Schul-IT das in den Stammdaten nachtragen.

… die Meldung kommt, dass der Anmeldeschluss schon vorbei ist

Der Sprechtag ist veröffentlicht, aber der Anmeldeschluss ist schon vorbei — Eltern können über den Link nicht buchen. Die Anmeldefrist lässt sich im Formular anpassen; nachtragen können Sie jederzeit. Die Eltern sehen über den Link nur Die Anmeldung ist beendet und den Schulkontakt. Setzen Sie die Anmeldefrist im Formular kleiner — über Bearbeiten, das geht auch nach dem Veröffentlichen. Familien nachtragen können Sie auch ohne offene Anmeldung.