Den Zugangs-Link an die Eltern weitergeben

Diese Seite beschreibt den aktuellen Stand der Anwendung.

Wer	Organisator
Wann	Vorbereiten — gleich nach dem Veröffentlichen, oder wenn eine Familie den Link nicht mehr hat
Voraussetzung	Der Sprechtag ist veröffentlicht (Status Aktiv)
Dauer	unter einer Minute

Den Zugangs-Link holen und an die Eltern verteilen. Über diesen einen Link buchen alle Familien ihre Termine — ein Konto oder Passwort brauchen sie nicht.

Schritte

Öffnen Sie Elternsprechtage verwalten.
Öffnen Sie in der Zeile des Sprechtags das Menü ⋮ und wählen Sie Link kopieren. Der Dialog Link teilen zeigt den Link.
Klicken Sie auf Kopieren. Die Meldung Link kopiert bestätigt es; der Link liegt in der Zwischenablage.
Fügen Sie den Link in Ihre Nachricht an die Eltern ein — Elternbrief, E-Mail-Verteiler oder Schul-App, wie an Ihrer Schule üblich. Nennen Sie darin den Sprechtag und bis wann gebucht werden kann.

Den Link finden Sie auch im Formular des Sprechtags unter Zugang, mit Kopieren und Öffnen. Öffnen zeigt die Seite in einem neuen Tab so, wie die Eltern sie sehen.

Was danach passiert

Die Eltern öffnen den Link und sehen die Buchungsseite: Titel, Datum, Ort, Ihren Hinweis und bis wann die Anmeldung läuft. Dort wählen sie Klasse, Lehrkraft und Termin.
Nach dem Buchen bekommt jede Familie eine Bestätigungsmail mit ihren Terminen und Ihrem Schulkontakt.
Nach dem Anmeldeschluss zeigt der Link Die Anmeldung ist beendet und den Schulkontakt, nach dem Sprechtag Der Elternsprechtag ist vorbei, nach einer Absage Dieser Elternsprechtag wurde abgesagt.
Die Anwendung verschickt den Link nicht selbst. Sie kennt die Adressen der Eltern erst, wenn diese gebucht haben.

Regeln

Der Link ist für alle Familien derselbe und ändert sich nie. Sie können ihn jederzeit erneut weitergeben, er führt immer zum selben Sprechtag. Neu ausstellen lässt er sich bewusst nicht: Alle schon verteilten Links liefen sonst ins Leere, ohne dass die Eltern erfahren, warum.
Wer den Link hat, kann buchen. Er ist der ganze Zugangsschutz; geben Sie ihn nur an die Eltern der teilnehmenden Klassen. Namen oder Buchungen anderer Familien zeigt die Buchungsseite nicht. Blockiert jemand mutwillig Termine, bleibt bewusst nur die Absage des ganzen Sprechtags — einzelne Links zu sperren gäbe es nur mit Konten für Eltern, und die hat die Anwendung nicht.
Vor dem Veröffentlichen zeigt der Link nur Nicht verfügbar. Im Entwurf gibt es deshalb Link kopieren in der Liste noch nicht.

Wenn …

… eine Familie nicht online buchen kann

Dann tragen Sie die Familie selbst ein — das geht auch ohne E-Mail-Adresse und auch nach dem Anmeldeschluss: Eine Familie nachtragen.

Wege drumherum

Eine Familie hat den Link verloren. Die Anwendung stellt ihn nicht von sich aus erneut zu. Die Familie meldet sich über den Schulkontakt; Sie holen den Link über Link kopieren und schicken ihn ihr noch einmal — er ist für alle derselbe. Oder Sie buchen am Telefon für sie.